【メールテクニック】送信先を間違えても事故にならない方法

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メールじゃありませんが、こんなネタが上がってきました。

【追記】上司からきた仕事の連絡をスルーしてLINEしていた結果→クビになりそう→なった!!

真偽は分かりません。むしろ自演なんじゃないかと思っていますが、それでも学ぶものはあるかなと。

簡単にサマリーすると、

  • 上司から明日6時に早出してくれとLINEが来た。
  • 見なかったフリをして、明朝「気づきませんでした」と謝る予定だった。
  • それを友達にLINEしようとしたら、間違えて張本人の上司に送ってしまった。
  • 上司からは「明日から来なくて良いよ」との一言

こんな感じ。

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誰に見られても問題のない文章を「常に」心がける

テクニックというほどのものでは無いですが、4月なので基本のキを改めて振り返っておきましょう。

ビジネスの現場ではメールでのやりとりはほとんど毎日行われます。まあ個人的にはメールはもう前時代的ツールだなと思うのですが、3年くらいはまだスタンダードでしょう。メールやLINEでのやりとりでの自爆を避けることは、仕事をしていく中で結構大事です。

私は現場時代、メールではありませんでしたが専用のお客様とのやり取りの仕組みで文章のやり取りをしていました。それこそ1日に100件くらいやり取りをすることもありました。その中ではお客様から来た内容を転送して社内の別の人間に送ることも結構あります。

システムの細かい仕様についての問い合わせで、詳しいエンジニアに転送することなんて日常茶飯事。その中で2年に一度くらい、「社内向けのメールのつもりが、お客様に送ってしまった」ということを経験しています。1日平均50件だとして、月に1000件。24ヶ月で24万件のメールを送るわけです。1/12万だとすると、失敗率0.000004%です。ヒューマンエラーですので、この数値をゼロにすることは難しいでしょう。

でも私の誤送信による問題は何もありませんでした。誤送信に気づいた瞬間にお客様に電話を入れて謝罪をしますが、「ビックリしましたけど、対応していただけている様子が見えてこちらも安心です」との声が。

この時に、私がもし冒頭のLINEみたいに「お客様は今日中と言っていますが、会議で気付かなかったフリをして明日返信するので、明日までで大丈夫です」と書いていたらどうでしょうか。タダじゃすみませんよ。信用を失います。

私は入社した時に上司に言われて、「間違ってお客様に送ってしまっても問題のない文章を書け」と言われていました。送信ミスをゼロにすることが不可能なのであれば、送信ミスをしてもトラブルにならないようにする。こういう考えをフェールセーフと言ったりします。

この考え方は様々に応用ができます。例えば機密情報や個人情報を含む内容のメールは送らないようにする。なぜならA社に送るはずのメールを間違えてB社に送ってしまうかもしれない。その可能性はゼロではないから。もしどうしても送らないといけない時には、不要だと思っても暗号化してパスワードをかける。ちなみに私はパスワードの伝達は必ず電話で行うようにしています。ビジネス界隈では「暗号化したファイルをメールで送り、パスワードを教えるメールを別途送る」というのが一般的になっています。しかしこのやり方だと、そもそも相手のメールアドレスを間違っていた場合、機密のファイルもパスワードも同じように届いてはいけない人に届くことになります。

システムの機能で誤送信を防ぐ仕組みも沢山増えていますが、機能にたよりきっていては行けません。なにかトラブルが発生した時に責任を取らなきゃならないのは自分なのですから。

自分の仕事がうまくいくように、トラブって困らないように、皆さんも皆さんなりのやり方を考えておきましょう!

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