ビジネスメールで一言だけ書きたい時に苦痛を感じる

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仕事中、同僚がふざけて英語で電話をしてきました。一瞬たじろぎましたが、こちらも楽しみながら電話でちょっとだけ話す。で、そのあと彼にメールを送るときに中国語でメールを送るという悪ふざけをしました。

大学時代に中国語を2年も勉強したのですが、何も覚えていなかったのでGoogle翻訳を使いました。で、そこで気付いたこと。

変換前:以上、よろしくお願いいたします。

変換後:謝謝

おーなるほど!ちなみにこちらでも

そうなんです。谢谢は、お礼を述べる表現としてだけではなく、ビジネスメールの末尾に用いると「よろしくお願いします」にも相当するのです。ちなみに、Google 翻訳で日本語欄に「よろしくお願いします」と入れると、中国語訳としてこの 2 字が出てきますが、誤訳ではありません。本当に使えるのです。

なるほど。

ということをFacebookに書いたら、中国で仕事をしている同僚からツッコミがありました。

要件だけ書く感じっす、なんとなく。最初に名前名乗らないし、相手の名前も書かないし、締めもない、くらいが普通のメール。私も日本の習慣でいっつもあて先と締め書きますけど、丁寧すぎるって言われます。私は”祝好!”って書きますけど、それも向こうの感覚だとだいぶ丁寧で、親しい仲だと気を遣いすぎな感じに見えるみたいです。

これもなるほど。確かに日本のビジネスメールは丁寧すぎるかもしれません。そう思い始めると、日本のビジネスメールの弱点にも気付き始めてきました。ここからが本題。

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日本のビジネスメールは堅苦しい

節度というのは大事ですし、親しき仲にも礼儀あり。それは良いのですが、ビジネスメールの形式上、それが邪魔になることもあります。その典型的な例が「さくっと要件だけ書きたいとき」です。

ビジネスメールの型は次のとおり。

○○商事 ○○様

いつもお世話になっております。
××電機の安東です。

本文本文本文本文本文本文本文
本文本文本文本文本文本文本文本文
本文本文本文本文本文本文本文本文
本文本文本文本文本文本文

本文本文本文本文本文
本文本文本文本文本文本文本文
本文本文本文本文本文本文本文本文
本文本文本文本文本文本文

以上、よろしくお願いいたします。

——————————————————-
署名 署名 署名 署名
——————————————————-

とまあ大作です。宛名、ご挨拶、名乗る。そして本文を書いて締めて署名。

こんなたいそうなフォーマットになので、本文がしょぼいとかっこ悪いんですよ。

たとえばこんな感じ。

○○商事 ○○様

いつもお世話になっております。
××電機の安東です。

承知しました。

以上、よろしくお願いいたします。

——————————————————-
署名 署名 署名 署名
——————————————————-

だと淋しすぎます。

なので私はいつも文章を付け足します。

○○商事 ○○様

いつもお世話になっております。
××電機の安東です。

承知しました。

部長の○○も楽しみにしておりますので、
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

以上、よろしくお願いいたします。

——————————————————-
署名 署名 署名 署名
——————————————————-

このように一文(2行)添えることで、フォーマットの立派さに負けることはなくなるかと思います。

しかしこの気の利いた一文を入れるというのが、実は大変。あからさまに文字数稼ぎをしたくないし、それなりに相手に喜んでもらえる文章を書こうと思うと頭をひねります。そんなこと悩まなくてもとっとと「かしこまりました!」と返信したいものですが、メールでそれをやるとフォーマットが壮大なだけに違和感や手抜き感があります。

社内のメールでは自動挿入される署名と本文一行だけというのもやりますが、さすがに社外のお客様にやるとビジネスマナーを疑われます。そういう意味で、中国のメールの文化は合理的で良いなと感じました。

LINEで良いじゃん!

そうなんですよね。LINEで良いんです。まあしかしセキュリティが担保されている保障もなければ乗っ取られて違う人間が情報をみることができる危険性もある。最近ではChatworkやSlack、Lakeelなど色んな会社がビジネスチャットツールを提供しています。専用のビジネスチャットツールじゃなくてGoogleハングアウトやFacebookMessengerでも十分かもしれない。
最近私は社外の人とのやりとりもFacebookMessengerが増えてきました。連絡を取り合うという意味ではメッチャ使いやすいです。

メールというツールはなくなりはしないでしょうが、現代の手紙のようにすこし格式ばった際に使うことにして、日々の仕事上の連絡はそろそろ簡易チャットで行えるような社会にしていきたいですね。ということで、私はこれからもメッセンジャーでのやりとりを推していきます。

ハタラクティブ
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