報連相は相手を間違えると最悪なので「誰に」を意識しよう

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もっともよく聞くビジネス用語の1つである報連相。報告、連絡、相談をセットにした言葉です。

報連相については色んなビジネス書でも書かれていますし、今さら私が偉そうに語るつもりはないのですが、意外と語られない「報連相を誰にすべきか」について書きます。

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「それはあの人に聞いてくれないと」と言われたら負け

たらい回しという言葉があります。自分がお客様として、企業のカスタマーセンターに電話をしてたらい回しにされたらイラッとします。でも、もし社内の相談でたらい回しにされたら

相談する相手を間違えた自分に非がある

と考えてみましょう。そもそも相談のたらい回しって次のようなパターンがあると思っています。

  1. 相談先しちゃいけない相手に相談したから拒否された
  2. よりベターな相談相手を紹介された
  3. 忙しさなどにより、相談に乗れなかった

大きく分けるとこの3つかと思います。そして3は相談相手の問題だとして、1と2のパターンは相談した本人に改善の余地があり、改善すべき問題です。

相談すべき相手とは

相談事項が発生したとき、その相談事項には最適な相談相手まあまあな相談相手的外れな相談相手の3種類が存在します。

例をあげて説明しましょう。中小お菓子メーカーのとある会社では、商品開発のAチームはチョコレートを作り、Bチームはガムを作っています。営業マンが担当している卸会社から「急遽今週のチョコレートの商品量を増やしてくれ。」と依頼されました。

チョコレートを担当しているAチームはA課長と部下5名です。課長がチームのあらゆる決裁権を持っている場合、A課長は最適な相談相手です。課長に相談したら「生産数を増やせるので、その程度の増加なら耐えられるぞ!」とかっていう回答をくれます。もしこの時に「生産数をあげるのにも限界があるぞ。Bチームから人を借りられないかしら」となると、Aチームの課長がBチームに相談し、話をつけてくれる可能性もあります。いずれにせよ、チョコレートの物量増に耐えられるか否かの判断はA課長が最適であり、A課長では判断がつかない場合もA課長が動くでしょう。

でもじゃあA課長が出張中でいなかった場合はどうでしょう。電話にも出ません。お客様への返事は今日しないといけない。

Aチームの担当者に聞くのはどうでしょう。チームの状況を分かっている人がいて、即答できる可能性もあります。「在庫は余裕あるので大丈夫っすよ」と。でもこの人では判断がつかないことも沢山あります。生産数を上げるとすれば残業が必要だけど、残業して良いかどうかは課長に権限がある。まだ課全体が見える立場ではないから、正しい判断ができないことも多い。

Bチームの課長はどうでしょう。会社によってはパキッと縦割りになっていて、「おれはそっちの課のことは知らん!」って怒られるかもしれません。こんな時にもたらい回しにされたと怒るのはナンセンスです。あなたが相談相手を間違えたのです。この案件は誰に相談すべきか、これを的確に捉えて動ける人は、社内相手でも社外相手でも交渉や商談が上手いです。誰が決裁権を持っているか、どうやって持ってる人に繋いでもらうのか。そういう相関図がわかると仕事が進めやすくなります。

一番ダメなのが(こういう人多いですが・・・)関係ない課のB課長に相談したんですけど無視されたんですとか言っちゃう人。やめましょうね。

ホウレンソウは過不足なく、適時、適切な相手にを心がけましょう。

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