仕事効率を上げる方法を紹介。1つでも実践すれば明日から変われる!

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前回のブログで仕事の効率についての問題提起をしました

生産性を上げるべきだ!といっておきながら実践的なことは何も書きませんでしたので、今回は実践編です。自分がまさに実践している方法、最近勉強して実践しようとしている方法をまとめました。
MECEになっていないものもありますが、ご容赦ください。

はじめに断っておきますが、それこそ効率を上げる方法は山ほど巷にあふれています。
どれを実践するか、どれが自分の仕事にあっているのかを自分で考えて実践するということが大事なのではないかと考えています。

【「その仕事は本当にするべきか?」をいま一度、問うてみる】

いろんな人の仕事の仕方を聞いていると、無駄な仕事を引き受けて自分の仕事量を増やしている人は多いなと感じます。「お客様からどうしてもと頼まれて」とこぼす人は多いですが、断ることで仕事を減らすというのも大きなポイントです。

「いや、断ったらお客様との信頼関係が・・・」
ほんとうにそうですか?断るべきところをちゃんと断るという関係性のほうが信頼関係の強い、強固な関係性かと思います。少し話しがそれますが、私が懇意にさせていただいている居酒屋が池袋にあります。「酔い心地 真っ先」という日本酒がうまい居酒屋です。一本気が店主で、筋の通らないことはしません。どんなに親しいお客さんでも、例えばオープンの一時間も前に「いいじゃん入れてくれよ!俺と大将の仲じゃないか」という様な依頼にはきっぱり断る人です。その分自分がすることはしっかりするし、断るところはちゃんと相手が納得できることです。だから私を含めて常連さんが沢山います。
(すでに100回くらい足を運んだかもしれません(笑))
BtoBのビジネスでも同じだと思います。しっかりダメなものはダメというが、しっかり仕事をしてくれる人と、なんでも頼めば聞いてくれる便利屋さん、どちらが健全でしょうか。
(そして多くの場合、便利屋さんは仕事を抱え込んでしまって結局遅れて怒られるという状況に良く陥っているような気がします)

ちなみに便利屋さんをやっていると、自分じゃない人も苦労することを忘れてはいけません。
「××さんはやってくれたのになー」
この台詞に困ったことのある人は多いのではないでしょうか。
断ることは怖いことです。相手を傷つけてしまうかもしれません。確かにその場では「やりましょう!」といって自分が頑張るというのは楽なように見えるかもしれません。でも後々自分や周りの人にも迷惑がかかることを忘れてはいけません。

【仕組み化する】

これは最も分かりやすい効率アップの例だと思います。
毎月作成するExcelの帳票があるとします。その場合に毎回ゼロからレイアウトを作成して、その月のデータを入力して、集計の関数を組んで・・・という のは愚の骨頂です。レイアウトに変更がないのであれば毎月同じものを使用し、集計の関数も同じものを使用すれば良い。毎月変わるデータ入力だけ行えば作業 ボリュームは格段に減ります。印刷用のマクロが作れるとなお良いかもしれません。
もう1つの例をあげてみます。
営業マンが成功した営業シナリオを分析して汎用的な仕組みとして、部内で共有するという方法は部内全体の効率アップに繋がる可能性があります。たまたまツボにはまって上手くいったケースがあった場合に「いやーラッキーだ!祝杯だ!」と飲みにいって終わるのではなく、「なぜ成功した?どこがポイントだった?」と振り返り、汎用的に使えるポイントはないのかを探します。実は何気なく行った行動の中に、すばらしいヒントが隠されているかもしれません。そしてそれを部内で共有することで、部署全員の営業成績アップに繋がる可能性は非常に高いです。

【今から自分が行うことが、将来の自分にどう返ってくるかを考えて行動する】

当たり前といえば当たり前ですが、これを常に頭に入れて実践すると、日々の行動が変わってきます。業務報告書を今日楽をするために後回しにすると、明日は1日さかのぼって思い出しながら書くという、非常に労力のかかる仕事をしなければなりません。また報告が遅れたことによるトラブルが発生しないとも限りません。先に述べた顧客からの要望への応え方や、仕組み化によって将来のリターンにつなげるということも、「今から自分が行うことが、将来の自分にどう返ってくるか」に繋がることです。
常に問題の根本を解決しようとすることが大事だと思います。表面的な仕事の仕方をしているといつまで経っても何も変わりません。

また自分が将来楽をするためだけではなく、「その仕事を行うと自分のスキルにどういうプラスがあるか」を、私はよく考えます。自分の成長に繋がると思えばガンガン挑戦します。
それは将来確実に大きなリターンとなって自分に返ってくることでしょう。

【朝仕事をする】

これは以前のエントリーでも触れました。
同じ労働時間でも工夫によって得られる効果は違ってきます。

他にも以下のように沢山、能率を上げる方法は取り上げられています。
こういったものの中には残念ながら胡散臭いものもありますが、参考になるものは参考すればよいと思います。

  • ちゃんと朝ごはんを食べて脳の回転効率を上げてから仕事をする(参考)
  • 昼休みに軽く昼寝をすることで午後の能率をアップする(参考)

【ストレスを感じないようにする(頭の中をすっきりさせながら仕事をする)】

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術という本があります。
全てのことに頭をフル回転させるのではなく、脳みそを使うべきところでフル回転させる、そうではないところでは脳みそを使わないようにするというもの。例えばタスク管理が頭から離れないと常に「なんかやり忘れていることはないか」と不安(ストレス)を抱えながら仕事をしてしまう。そんな状態とやるべきことが明確でそれに集中できる状態はどちらが効率が上がるだろうかというもの。
GTD(Getting Things Done)というキーワードで検索するとこの考え方について参考になるかと思います。

【早く帰る目的を作る】

例えば夜、デートの予定があったらどうでしょうか。遅刻したくないしからいつも以上に頑張って仕事をしますよね。自分が仕事が遅いせいで定時になっても仕事が残っていたら、そりゃ残業を断る理由もないというものです。だから私も絶対に遅刻できない予定があるときは、そりゃあもう真剣勝負で取り組みます。火事場の馬鹿力も出ているかもしれません。
何が言いたいかというと、やっぱり目標があるのとないのでは、前者のほうが仕事がはかどることは間違いないので、早く帰る動機付けをすればよいと思うのです。

人間ってやっぱり弱いもので、前に餌をぶら下げたほうが頑張れるのです。

【その他、参考になるページ】

仕事の効率を上げる10のコツ:Garbagenews.com

【15分仕事術】で効率を上げる方法 – NAVER まとめ

仕事の効率を上げる7つの方法 – NAVER まとめ

仕事を早くやるコツについての13のヒント

いかがでしょうか。人それぞれ仕事内容それぞれに向き、不向きがあると思いますが、皆様の仕事において参考になるものがあれば、幸いです。

労働生産性についての問題提起
⇒仕事効率を上げる方法を紹介。1つでも実践すれば明日から変われる!

筆者の「働く」についての価値観
⇒何の為に働く?ナゼ働く?あなたにとって働くってナニ?

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コメント

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